Politica de confidențialitate
Ultima actualizare: 9 noiembrie 2026
Această politică explică ce date personale prelucrăm pe site-ul integrivox.com și în aplicația app.integrivox.com, de ce, cât timp și ce drepturi aveți.
1. Cine prelucrează datele
Operatorul este AVRI CONCEPT SERVICES S.R.L., cu sediul în Iași, str. Moșu nr. 4, mansardă, camera 2, ap. 12, CUI 43408659, nr. Reg. Com. J2020003002227 („noi”). Ne puteți scrie la contact@i-maxim.com. Nu avem un responsabil cu protecția datelor (DPO) desemnat; solicitările ajung direct la noi.
2. Raportările făcute prin canalul unei organizații
Când cineva face o raportare pe canalul intern al unei organizații (paginile app.integrivox.com/r/…), operatorul datelor din raportare este organizația respectivă, conform Legii nr. 361/2022. Noi acționăm ca persoană împuternicită (art. 28 GDPR): găzduim raportările criptat, cu o cheie separată pentru fiecare organizație, și nu le citim. Echipa Integrivox nu are acces la conținutul dosarelor.
Pe paginile pentru avertizori nu păstrăm adrese IP, nu folosim cookie-uri de urmărire sau statistici și nu încărcăm scripturi externe. Pentru drepturile legate de o raportare, adresați-vă persoanei desemnate a organizației; o putem ajuta tehnic, dar decizia îi aparține.
3. Ce date prelucrăm, de ce și pe ce temei
- Lista de așteptare (formularul de pe pagina principală): adresa de email, tipul organizației, numărul de angajați și limba. Le folosim doar ca să vă anunțăm despre Integrivox. Temei: consimțământul dumneavoastră (art. 6 alin. 1 lit. a GDPR), pe care îl puteți retrage oricând.
- Cererile de ofertă (pagina pentru școli): unitatea, județul, CIF-ul sau codul SIIIR, numărul de angajați, numele, funcția, emailul, telefonul și mesajul. Le folosim ca să vă trimitem oferta și să pregătim contractul. Temei: demersuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. 1 lit. b) și interesul nostru legitim de a răspunde instituției (lit. f).
- Contul în aplicație: numele, emailul, parola (stocată doar ireversibil, ca hash), limba, organizația și rolul, invitațiile trimise și, pentru sesiunea de autentificare, adresa IP și tipul de browser. Temei: executarea contractului (lit. b) și securitatea contului (lit. f).
- Datele organizației pe care le completați: denumire, CIF, adresă, persoana desemnată, logo și culori. Dacă vă înscrieți cu un email de firmă, citim automat site-ul public al firmei ca să propunem logo-ul și culorile; le puteți modifica sau șterge. Temei: executarea contractului.
- Plata și facturarea: denumirea, CIF-ul și adresa organizației, emailul celui care plătește, suma, perioada și numărul facturii. Datele cardului le introduceți direct la Stripe; noi nu le vedem și nu le stocăm. Temei: executarea contractului și obligațiile legale contabile și fiscale (lit. c).
- Emailurile din aplicație: invitații, confirmarea adresei, resetarea parolei, notificări despre raportări noi și termene (fără conținutul dosarelor) și anunțuri despre abonament. Temei: executarea contractului.
- Jurnalele serverelor: la fiecare vizită pe site, serverul înregistrează automat adresa IP, pagina cerută, data și browserul. Temei: interesul legitim de a asigura funcționarea și securitatea (lit. f).
- Statistici de trafic (Google Analytics, doar pe integrivox.com și doar dacă acceptați): paginile vizitate, sursa vizitei, tipul de dispozitiv, o adresă IP prescurtată și un identificator aleatoriu din cookie. Temei: consimțământul (lit. a). Detalii în Politica de cookie-uri.
- Corespondența cu noi pe email. Temei: interesul legitim de a vă răspunde și de a ne apăra drepturile (lit. f).
Nu vindem datele, nu le folosim pentru publicitate și nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra dumneavoastră.
4. Cui le dezvăluim
Folosim acești furnizori, care prelucrează datele doar în numele nostru (persoane împuternicite):
- Hetzner Online GmbH, Germania: serverele site-ului integrivox.com, ale aplicației app.integrivox.com și ale bazei de date (inclusiv datele din formularele site-ului și copiile de siguranță).
- Claus Web S.R.L., România: emailul domeniului integrivox.com, inclusiv emailurile trimise de aplicație.
- Stripe Payments Europe, Ltd., Irlanda: plata cu cardul.
- Oblio Software S.R.L., România: emiterea facturilor; facturile se transmit în sistemul RO e-Factura al ANAF, conform legii.
- Google Ireland Limited: Google Analytics și Google Tag Manager, doar dacă acceptați statisticile.
Putem dezvălui date autorităților doar când legea ne obligă.
5. Transferuri în afara Spațiului Economic European
Site-ul, formularele, aplicația, raportările și emailul sunt găzduite în UE (Germania și România). Doar Google (dacă acceptați statisticile) și Stripe (la plata cu cardul) pot transfera date în SUA. Aceste transferuri se fac pe baza deciziei de adecvare pentru Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor, pentru furnizorii certificați, sau a clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană (art. 45 și 46 GDPR). Ne puteți cere o copie a garanțiilor la contact@i-maxim.com.
6. Cât timp le păstrăm
- Lista de așteptare: până vă dezabonați sau cel mult 2 ani de la înscriere.
- Cererile de ofertă: cel mult 3 ani de la ultima comunicare, dacă nu încheiem un contract.
- Contul: cât timp este activ. Sesiunile expiră după 12 ore.
- Datele organizației și raportările: cât timp organizația are abonament. După expirare, dosarele deschise se pot finaliza până la termenul legal, organizația primește arhiva completă, iar după perioada de grație anunțată pe email ștergem definitiv datele. Separat, aplicația șterge automat fiecare raportare la 5 ani de la primire, conform art. 7 din Legea nr. 361/2022.
- Plățile și facturile: cât cer legislația contabilă și fiscală.
- Jurnalele serverelor: în general cel mult 90 de zile.
- Datele Google Analytics: 14 luni.
7. Drepturile dumneavoastră
Aveți dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție, precum și dreptul de a vă retrage oricând consimțământul, fără a afecta prelucrarea de până atunci. Ne scrieți la contact@i-maxim.com; răspundem în cel mult o lună. Puteți depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, București, www.dataprotection.ro.
8. Securitate
Folosim conexiuni criptate (HTTPS), criptarea conținutului raportărilor cu o cheie separată pentru fiecare organizație, parole stocate ireversibil, un jurnal de audit care nu poate fi modificat, acces restricționat la servere și copii de siguranță criptate.
9. Modificări
Când modificăm politica, actualizăm data de mai sus. Pentru schimbări importante, anunțăm pe email utilizatorii aplicației.